U heeft uw aanstelling in de academie van Toulouse gekregen en een collega spreekt u over « Convergence » om uw professionele e-mails te raadplegen. De term zegt u niets, het adres van de site ook niet. Het is echter het e-mailprogramma dat u dagelijks zult gebruiken om te communiceren met uw administratie, uw collega’s en uw instellingen.
Academische digitale identiteit: wat er achter uw identificatie schuilgaat
Voordat we het over e-mail hebben, is het belangrijk om een vaak verkeerd begrepen punt te begrijpen. De academie van Toulouse kent aan elke medewerker een unieke professionele digitale identiteit toe. Deze identiteit dient niet alleen voor webmail: ze geeft ook toegang tot het Arena-portaal, de bedrijfsapplicaties (iProf, Colibris, ENSAP) en de werkplek in de instelling.
Uw identificatie bestaat doorgaans uit de eerste letter van uw voornaam gevolgd door uw achternaam, alles zonder spaties. In geval van naamverwarring wordt er een cijfer (1 of 2) aan het einde toegevoegd. Bijvoorbeeld, voor Marie Dupont zal de identificatie mdupont zijn, of mdupont1 als er al een andere Marie Dupont in het academische register bestaat.
Het initiële wachtwoord wordt door de administratie verstrekt bij uw indiensttreding. Het mag in geen geval onveranderd blijven. De beveiligde procedure van de academie verloopt via het MaMamia-portaal om het te wijzigen, en deze stap is verplicht bij de eerste aanmelding.
Een gedetailleerde gids over de verbinding Convergence AC Toulouse geeft een overzicht van de bijzondere gevallen met betrekking tot identificaties, met name voor medewerkers met samengestelde namen of accenten.
Toegang tot webmail Convergence Toulouse stap voor stap
Het adres dat u moet onthouden is messagerie.ac-toulouse.fr. Dit is de enige officiële toegangspoort tot uw academische mailbox. Het intypen van « convergence Toulouse » of « webmail Toulouse » in een zoekmachine leidt u daar ook naartoe, maar de directe link blijft de meest betrouwbare.
Eenmaal op de inlogpagina verschijnen er twee velden. Voer uw identificatie in (het hierboven beschreven formaat) en uw wachtwoord. Als dit uw allereerste aanmelding is, kan het systeem u blokkeren zolang u het tijdelijke wachtwoord niet heeft gewijzigd. Dat is normaal.
Heeft u op dit punt al een blokkering gezien? De reflex is om naar MaMamia (mamamia.ac-toulouse.fr/modification) te gaan om een nieuw wachtwoord in te stellen dat voldoet aan de beveiligingseisen van de academie. Ga daarna terug naar de Convergence-pagina en probeer opnieuw in te loggen.
- Open uw browser en typ messagerie.ac-toulouse.fr in de adresbalk.
- Vul uw academische identificatie en uw wachtwoord in (vooraf gewijzigd via MaMamia als het de eerste keer is).
- Als er een foutmelding verschijnt, controleer dan of er geen hoofdletters of onbedoelde spaties in de identificatie staan.
- Eenmaal ingelogd, heeft u toegang tot uw berichten, contacten en opties vanuit het zijmenu.
MaMamia en wachtwoord: de bron van de meeste blokkeringen
De meeste verbindingsproblemen met Convergence komen niet door een technische bug. Ze komen door het wachtwoord. De academie vereist een wijziging van het wachtwoord bij de eerste aanmelding, of het nu voor webmail of het Arena-portaal is. Zolang deze stap niet is uitgevoerd, blijft de toegang vergrendeld.
Het MaMamia-portaal is het hulpmiddel dat voor deze operatie is bestemd. Ga naar mamamia.ac-toulouse.fr, identificeer uzelf en volg de instructies om een persoonlijk wachtwoord in te stellen. Kies een combinatie die lang genoeg is, met letters, cijfers en speciale tekens.
Een detail om te weten: het MaMamia-wachtwoord is gemeenschappelijk voor alle academische diensten. Het hier wijzigen verandert het ook voor Arena, iProf en elke applicatie die aan uw digitale identiteit is gekoppeld. Vergeet niet om eventuele registraties in een wachtwoordbeheerder of op uw telefoon bij te werken.
Convergence, Arena, Colibris: welk portaal voor welk gebruik
Het ministerie van Onderwijs biedt verschillende platforms aan de medewerkers, en de verwarring tussen deze platforms is vaak groot. Hier is de te onthouden onderscheid.
- Convergence (messagerie.ac-toulouse.fr): dit is uw professionele mailbox. Alle administratieve communicatie, uitnodigingen en informatie van uw hiërarchie komen hier binnen.
- Arena: dit is het toegangspoort tot de beheertoepassingen (iProf voor het loopbaanbestand, beheer van afwezigheden, verzoeken om overplaatsing). Arena heeft in 2025 een update ondergaan, met een vernieuwde interface.
- Colibris: HR-beheerplatform dat wordt gebruikt voor bepaalde administratieve procedures (verlof, deeltijd). Toegang verloopt ook via de academische digitale identiteit.
- ENSAP: ruimte gewijd aan loonstroken en fiscale attesten. Dit valt onder het ministerie, niet onder de academie, en vereist een aparte registratie.
Convergence en Arena delen dezelfde identificatie en hetzelfde wachtwoord. ENSAP daarentegen werkt met een eigen account dat aan uw sociale zekerheidsnummer is gekoppeld.
Academische e-mails op de telefoon raadplegen
Convergence is toegankelijk via een mobiele browser, maar het configureren van een e-mailclient (Mail op iOS, Gmail of Outlook op Android) biedt meer comfort. U ontvangt uw berichten in realtime, zonder elke keer de browser te openen.
Hiervoor moet u het IMAP-protocol gebruiken. De ontvangserver is die van de academie van Toulouse, en de poort die moet worden ingevoerd hangt af van de gebruikte client. De SMTP-server wordt gebruikt voor het verzenden van berichten, met authenticatie via dezelfde academische identificaties.
Als u de exacte instellingen niet kunt vinden, zoek dan naar « academische e-mail IMAP Toulouse configureren »: verschillende gedetailleerde tutorials, waaronder die van de blog van Julien Delmas, beschrijven de handeling scherm voor scherm voor iOS en Android.
Een laatste punt om in gedachten te houden: uw academische e-mail is een professioneel hulpmiddel. De communicatie met de administratie, de meldingen van overplaatsingen of de uitnodigingen voor trainingen komen hier binnen. Regelmatig Convergence raadplegen, ook tijdens verlofperiodes, voorkomt dat u belangrijke informatie mist. Het configureren van de ontvangst op uw telefoon blijft de eenvoudigste manier om niets te missen.
