Wenn man in eine neue Einrichtung der Akademie Lyon kommt, ist die erste praktische Dringlichkeit oft dieselbe: Zugang zu seiner beruflichen E-Mail. Das Webmail Convergence ist das zentrale Werkzeug für den Austausch zwischen Lehrern, Verwaltungspersonal und der Leitung. Allerdings hat sich die Zugangsadresse, das Authentifizierungsportal und die Konfigurationseinstellungen geändert, und die online verfügbaren Anleitungen sind manchmal mehrere Jahre alt. Hier ist, wie man sich konkret zurechtfindet.
Authentifizierungsportal Convergence: die Adresse hat sich geändert
Viele Tutorials verweisen immer noch auf die alte URL webmail.ac-lyon.fr zur Anmeldung. Vor Ort wird das verwendete Authentifizierungsportal jetzt über eine andere Adresse aufgerufen, wie auth.valere.ac-lyon.fr/login/, wo man direkt seine akademische E-Mail-Adresse und sein Passwort eingibt.
Es ist keine Kontoerstellung erforderlich. Jeder Mitarbeiter erhält bei seiner Zuweisung eine Kennung. Der Benachrichtigungsbrief, der bei der Ankunft in der Akademie empfangen wird, enthält diese Informationen. Wenn man diesen Brief nicht mehr findet, leitet die Anmeldeseite zur akademischen Unterstützung.
Ein Punkt, den man im Voraus bedenken sollte: die automatische Passwortwiederherstellung ist nicht über den Anmeldebildschirm verfügbar. Es gibt keinen Button “Passwort vergessen”, der einen Link per E-Mail sendet, wie es bei den meisten öffentlichen Diensten der Fall ist. Im Falle einer Blockade muss man direkt die Unterstützung der Akademie kontaktieren, was je nach Zeitraum etwas Zeit in Anspruch nehmen kann.
Es ist besser, sein Passwort gleich bei der ersten Anmeldung an einem sicheren Ort zu notieren.
Man kann übrigens das Webmail Convergence der Akademie Lyon sowohl über einen Browser als auch über einen E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird konfigurieren, vorausgesetzt, man hat die richtigen Servereinstellungen.
IMAP- und SMTP-Einstellungen zur Konfiguration von Convergence in Outlook oder Thunderbird
Der Zugriff auf das Webmail über einen Browser funktioniert, aber im Alltag spart man Zeit, indem man einen E-Mail-Client auf seinem Computer oder Telefon konfiguriert. Das Problem ist, dass die Servereinstellungen auf dem Convergence-Portal nicht offensichtlich angezeigt werden.
Hier sind die Elemente, die in der manuellen Konfiguration eines E-Mail-Kontos eingegeben werden müssen:
- Empfangsserver (IMAP): Das IMAP-Protokoll sollte bevorzugt werden, um E-Mails auf mehreren Geräten zu synchronisieren. Die Adresse des Servers und der Port sind in der von der DSI der Akademie (Direktion für Informationssysteme) bereitgestellten Dokumentation angegeben.
- Versandserver (SMTP): Der SMTP-Server der Akademie erfordert eine Authentifizierung mit denselben Anmeldedaten wie die Webmail-Anmeldung. Die SSL/TLS-Verschlüsselung muss aktiviert sein.
- Benutzername: Dies ist die vollständige akademische E-Mail-Adresse ([email protected]), nicht nur der kurze Benutzername.
- Passwort: Das Passwort, das bei der ersten Anmeldung am Portal festgelegt wurde.
Der häufigste Fehler besteht darin, den kurzen Benutzernamen anstelle der vollständigen Adresse zu verwenden. Outlook und Thunderbird verweigern dann die Verbindung ohne eine explizite Fehlermeldung, was den Eindruck erweckt, dass es ein Passwortproblem gibt, während das Problem im Benutzernamensfeld liegt.
Konfiguration auf Android-Smartphones
Das offizielle Handbuch der DSI zur Android-Konfiguration stammt aus Januar 2019. Die Screenshots entsprechen nicht mehr den aktuellen Versionen von Android. Die Logik bleibt dieselbe: Ein E-Mail-Konto im manuellen Modus hinzufügen, IMAP auswählen, die Server eingeben und die Verschlüsselung aktivieren.
In den aktuellen Versionen von Android bietet die Gmail-App manchmal eine automatische Erkennung der Einstellungen an. Die Rückmeldungen hierzu variieren: Einige Benutzer berichten, dass die Erkennung mit der Adresse ac-lyon.fr funktioniert, andere müssen alles manuell eingeben. Im Zweifelsfall vermeidet es, Zeit zu verlieren, direkt in den manuellen Modus zu wechseln.
Verbindungsprobleme mit dem akademischen Webmail von Lyon: konkrete Fälle
Die meisten der aufgetretenen Blockaden sind kein Fehler des Convergence-Portals. Man stößt auf drei häufige Situationen.
Die erste: Das ursprüngliche Passwort wurde nie geändert. Bei der ersten Anmeldung verlangt das System eine Passwortänderung. Wenn dieser Schritt unterbrochen wurde (zum Beispiel durch versehentliches Schließen des Browsers), kann das Konto in einem Zwischenzustand bleiben. Die Lösung führt über die akademische Unterstützung.
Die zweite: Der Browser speichert alte Sitzungscookies, die mit webmail.ac-lyon.fr verbunden sind, im Cache. Wenn man versucht, sich am neuen Portal anzumelden, ohne den Cache geleert zu haben, kann der Browser auf eine veraltete Seite umleiten oder einen Zertifikatfehler anzeigen. Das Leeren des Caches und der Cookies des Browsers löst das Problem in den meisten Fällen.
Die dritte: Ein Proxy oder eine Firewall der Einrichtung blockiert bestimmte Ports, die von IMAP oder SMTP verwendet werden. Dies ist besonders der Fall, wenn man versucht, Outlook von einem Arbeitsplatz im Lehrerzimmer zu konfigurieren. Das Netzwerk der Einrichtung kann die ausgehenden Verbindungen einschränken. Man sollte dann mit dem digitalen Ansprechpartner der Einrichtung überprüfen, ob die benötigten Ports geöffnet sind.
Sicherheit und bewährte Praktiken für die akademische E-Mail
Die Convergence-E-Mail läuft über die Infrastruktur des Bildungsministeriums. Die Austausch zwischen den Mitarbeitern enthält regelmäßig sensible Daten: Kontaktdaten von Schülern, Verwaltungsdokumente, Protokolle von Klassensitzungen.
Nie akademische E-Mails an eine persönliche Adresse bei Gmail oder Outlook.com weiterleiten. Diese Praxis, die aus Bequemlichkeit häufig vorkommt, setzt berufliche Daten auf Servern außerhalb des Verwaltungsbereichs aus. Das Rektorat erinnert regelmäßig in seinen internen Mitteilungen daran.
- Wählen Sie ein Passwort mit mindestens zwölf Zeichen, das Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen kombiniert.
- Verwenden Sie das akademische Passwort nicht auf anderen Online-Diensten.
- Überprüfen Sie den Absender, bevor Sie auf einen Link in einer E-Mail klicken, die in Ihrem akademischen Postfach empfangen wurde: Es gibt Phishing-Versuche, die auf die Adressen ac-lyon.fr abzielen.
- Loggen Sie sich nach der Nutzung an einem gemeinsamen Arbeitsplatz immer aus.
Das Webmail Convergence bleibt das offizielle Kommunikationsmittel der Akademie Lyon für berufliche Austausch. Gut konfiguriert von Anfang an, sowohl im Browser als auch auf dem Telefon, vermeidet es Rückfragen bei der Unterstützung und den Verlust von Nachrichten zu Beginn des Schuljahres. Am zuverlässigsten ist es, seine Servereinstellungen irgendwo zu notieren und den Versand/Empfang sofort nach der Konfiguration zu testen, anstatt ein Problem am Tag zu entdecken, an dem eine dringende E-Mail auf eine Antwort wartet.
